Szacowanie wartości zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się

Wartość zamówienia

Czynność oszacowania wartości zamówienia jest podstawowym elementem całej procedury przygotowawczej planowanego postępowania, gdyż od ustalonej wartości zamówienia zależy zakres obowiązków zamawiającego przy udzielaniu zamówienia, a także wybór przepisów właściwych do zastosowania w danym postępowaniu. Czynność ta ma charakter obligatoryjny i zamawiający nie może się od niej zwolnić, nawet jeśli ustalenie takiej wartości nastręcza zamawiającemu trudności. Zamawiający powinien dochować należytej staranności przy szacowaniu wartości zamówienia, by określić ją w sposób jak najdokładniejszy.

Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. Zamawiającego obowiązuje zakaz zaniżania wartości zamówienia lub konkursu lub wybierania sposobu obliczania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów pzp. 

Zgodnie z art. 28 pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Kolejno, zgodnie z art. 29 zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. Zamawiający nie może również dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

Zamówienia powtarzające się lub podlegające wznowieniu

Obliczanie wartości zamówienia na dostawy powtarzające się okresowo dokonywane jest inaczej niż w przypadku zamówień "zwykłych". Kwestie te reguluje art. 35 pzp.  Dla dostaw i usług powtarzających się lub też podlegających wznowieniu w określonym czasie ustawodawca przewidział dwa sposoby ustalenia wartości zamówienia. Pierwszy opiera się na zliczeniu wartości zamówień (usług lub dostaw) tego samego rodzaju udzielonych w terminie 12 miesięcy poprzedzających udzielenie zamówienia lub w poprzednim roku budżetowym lub obrotowym – zgodnie z wyborem zamawiającego, a następnie uwzględnienie zmian ilościowych usług lub dostaw lub zmian wartości usług lub dostaw, jakie mogły nastąpić w ciągu 12 miesięcy od udzielenia pierwszego zamówienia. Do czynników mogących wpłynąć na wartość należy np. inflacja. Drugi opiera się na zliczeniu wartości zamówień, których zamawiający zamierza udzielić na dostawy lub usługi tego samego rodzaju w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. Wybór jednego z podanych wyżej sposobów należy do zamawiającego, przy czym nie może on być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. Jeżeli więc przy wyborze sposobu zamawiający kieruje się zamiarem ustalenia wartości mniejszej niż przy użyciu alternatywnego sposobu, aby nie stosować określonych przepisów ustawy, naraża się na zarzut naruszenia dyspozycji ustawowej.

Przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych nie definiują, jakie usługi lub dostawy należy uznać za "powtarzające się okresowo". Wskazuje się,  iż przez zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się należy rozumieć takie zamówienia, których przedmiotem są powtarzające się w określonych odstępach czasu (cyklicznie) świadczenia lub dostawy. Od zwykłych jednorazowych usług lub dostaw te powtarzające się odróżnia w istotny sposób czynnik czasu. Oddziaływanie czynnika czasu wyraża się w tym, że obowiązek spełniania powtarzających się usług lub dostaw jest rozłożony w czasie i istnieje przez okres trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego, z której ten obowiązek wynika. Czynnik czasu wyraża globalny ich rozmiar. Zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się charakteryzuje brak możliwości ich skumulowania i wykonania jednorazowo bez szkody dla zamierzonego efektu ich realizacji. Z charakteru świadczeń powtarzających się wynika, że celem ich jest zaspokojenie interesu zamawiającego w ciągu pewnego czasu przez dokonywanie określonych czynności więcej niż jednokrotnie, tzn. w sposób powtarzalny. Powyższe wynika ze stałego zapotrzebowania na dane usługi lub dostawy, które musi być regularnie zaspokajane (np. usługi zimowego utrzymania dróg w każdym przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających rozpoczęcie akcji, tzn. opadów śniegu, gołoledzi, marznącego deszczu, usługi sprzątania, dostawy artykułów żywnościowych, dostawy części zamiennych). A. Gawrońska-Baran [w:] E. Wiktorowska, A. Wiktorowski, P. Wójcik, A. Gawrońska-Baran, Prawo zamówień publicznych. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023, art. 35.

Już powyższe świadczy o trudności jednoznacznego rozgraniczenia dostawy okresowej od jednorazowej, ale świadczonej w częściach. Tyłem przykładu w opinii Urzędu Zamówień Publicznych dostępnej na stronie https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/interpretacja-przepisow/opinie-archiwalne/opinie-dotyczace-ustawy-pzp/inne/sposob-udzielania-i-szacowania-wartosci-zamowien-przy-zakupach-ksiazek-przez-biblioteki w przedmiocie „Sposób udzielania i szacowania wartości zamówień przy zakupach książek przez biblioteki”, wskazano, iż dostawy książek do biblioteki nie mają charakteru dostaw powtarzających się okresowo, przez wzgląd na fakt, iż zamawiający nie mogąc przewidzieć listy nowości, aktualnych potrzeb czytelników, planów wydawniczych poszczególnych wydawnictw, aktualnego zapotrzebowania czytelników na konkretne tytuły. Niemniej jednak jednocześnie uznano, iż: „Inną kwestią jest zakup książek w celu uzupełnienia zbiorów. Zakres tych dostaw można z góry przewidzieć w oparciu o np. zamówienia na dane dostawy dokonywane w latach poprzednich.” Stąd też w opinii UZP zakup nowości wydawniczych ma charakter zamówienia odrębnego, zaś zakup książek przeznaczonych na uzupełnienie, odnowienie zbiorów ma charakter okresowy. 

Kiedy dokonuje się ustalenia wartości

Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.

Przypomnieć należy, iż wybór jednego z podanych wyżej sposobów ustalenia wartości zamówienia należy do zamawiającego, przy czym nie może on być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. Jeżeli więc przy wyborze sposobu zamawiający kieruje się zamiarem ustalenia wartości mniejszej niż przy użyciu alternatywnego sposobu, aby nie stosować określonych przepisów ustawy, naraża się na zarzut naruszenia dyspozycji ustawowej.